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Qu’est-ce que le fluage de portée ? Exemples et façons de le prévenir

La dérive de la portée est un problème endémique que presque tous les fournisseurs de services ou indépendants ont rencontré lors de la gestion d'un projet. En particulier dans le domaine du développement de logiciels et de sites Web, la dérive de la portée peut avoir de graves conséquences sur votre temps, votre productivité et vos marges bénéficiaires.

En tant que chef de projet, jusqu'à ce que vous compreniez parfaitement la portée du projet dans lequel vous vous apprêtez à vous lancer, vous ne pouvez pas freiner ou gérer la dérive de la portée.

Dans cet article, nous allons explorer ce que signifie le fluage de la portée et les causes courantes. Vous verrez également des exemples de glissement de portée dans la gestion de projet de site Web et des moyens pratiques de l'éviter.

Quelle est la portée du projet ?

Comme son nom l'indique, la portée du projet (ou portée des travaux ) fait référence au plan de travail, aux étapes, aux processus, aux principaux livrables et aux exigences nécessaires pour démarrer et terminer un projet. Avoir une structure de répartition du travail (WBS) pour vos projets est un moyen facile d'identifier toutes les spécifications, les jalons, les activités, les coûts, le budget, les limites et le calendrier du projet qui composent la portée du projet.

Tout cela vous aidera, vous et votre client, à définir la portée du projet avant de vous lancer. Il est préférable de réduire cela à un énoncé de projet qui sert de rappel facile au fur et à mesure que le travail sur le projet progresse.
Le fait de ne pas définir la portée de votre projet lors des entretiens avec les clients peut non seulement entraîner une dérive de la portée, mais également un produit final entièrement différent de ce que le client envisageait.

Qu'est-ce que le fluage de portée ?

Le fluage de la portée, également connu sous le nom de fluage des fonctionnalités, est une demande d'ajout ou de déviation par rapport à la portée d'origine d'un projet. Cela ne veut pas dire que les modifications apportées au champ d'application ne sont pas les bienvenues. Mais vous devez limiter ces demandes de modification afin qu'elles restent conformes à la portée du projet, car ces modifications affectent le calendrier, les ressources, le budget, la productivité, le temps et le coût du projet.

La dérive de la portée devient particulièrement insupportable lorsque les clients ou les parties prenantes ajoutent de nouvelles fonctionnalités ou exigences au projet après le début du projet. Cela peut être préjudiciable lorsque votre équipe est censée terminer le projet dans les délais, le budget et les ressources d'origine.

Tout comme le sens du mot fluage, cela commence généralement par des demandes mineures qui influencent progressivement le but du projet et vous causent des problèmes. Des modifications incontrôlées de la portée d'un projet peuvent vous faire facilement dépasser votre budget. Cela affectera votre marge bénéficiaire, vous fera manquer des délais et vous fera dévier de ce que le client veut vraiment. Tout cela peut être désastreux pour votre réputation.

Si vous ne définissez pas la portée de votre projet avec précision, il est facile pour votre projet de se développer au-delà de ses attentes initiales.

Causes courantes de fluage de la portée

La dérive de la portée se produit pour plusieurs raisons et peut résulter d'une faute du client ou de l'équipe de projet. La dérive de la portée peut affecter les concepteurs de sites Web, les développeurs et les entrepreneurs. Voici quelques-unes des causes courantes de dérive de la portée.

Portée du projet ambiguë ou indéfinie

Le manque de clarté dans la définition de la portée d'un projet est le moyen le plus simple d'encourager la dérive de la portée. En tant que chef de projet, vous devez comprendre les processus et les exigences nécessaires pour mener à bien le projet. Sinon, le produit final s'écartera des intentions de votre client.

Parfois, les clients sont à blâmer pour l'ambiguïté de la portée du projet car ils n'ont pas une idée précise de ce qu'ils veulent. Il faut une bonne communication de gestion de projet pour guider un tel client vers une vision claire. Un client « voulant comprendre » au fur et à mesure que le projet progresse est un signe clair d'une éventuelle dérive de la portée à l'avenir.

Contourner les pratiques de gestion de projet

C'est une chose d'avoir une portée de projet et une pratique de gestion, mais c'en est une autre d'adhérer à la pratique. Contourner vos pratiques de gestion de projet pour les demandes de modifications mineures encouragerait une dérive de la portée.

Par exemple, votre client vous demande une modification mineure des couleurs du thème d'une page Web. Un tel changement ne vous prendra pas une heure à effectuer, vous pourriez donc être tenté de le mettre en œuvre en dehors de la pratique établie. Cependant, c'est ainsi que la dérive de la portée se glisse et peut s'accumuler avec le temps.

Le respect des pratiques de gestion de projet vous aidera également à rester sur la bonne voie tout en empêchant même les demandes de fonctionnalités approuvées de faire dévier le projet de l'objectif initial.

Accords non documentés ou ambigus

Réduire toutes les correspondances et tous les accords avec un client par écrit est un excellent moyen de limiter la dérive de la portée. Un moyen simple de documenter vos communications avec les clients consiste à vous assurer que les communications importantes se font par e-mail et non par téléphone. Ou en demandant que les accords conclus lors de réunions physiques et d'appels soient reconfirmés par e-mail.

De plus, avoir un contrat flexible contenant les termes, conditions et obligations mutuellement convenus de votre projet est un excellent moyen d'assurer la clarté et de décourager les demandes de fonctionnalités inutiles de la part des clients. Mais assurez-vous que toute la documentation est sans ambiguïté et sans équivoque afin qu'aucune des parties ne soit sous une impression erronée.

Processus non réglementé de demande de fonctionnalité

Le changement au cours du projet est généralement inévitable. En tant que chef de projet expert, créer une marge d'amélioration est pratique. Toute demande de fonctionnalité doit être conforme aux processus qui garantissent que les coûts, les ressources et le temps sont pris en compte.

Outre les demandes des clients, les équipes de projet peuvent parfois se concentrer sur l'ajout de fonctionnalités supplémentaires pour impressionner les clients. Cela doit suivre les canaux appropriés pour être sûr qu'il ne se retournera pas contre vous et ne vous coûtera pas d'argent et de temps.

Assurez-vous de rendre le processus d'ajout flexible afin qu'il ne supprime pas la créativité, mais limite tout de même la dérive de la portée. Une structure appropriée pour intégrer les demandes éliminera les retards indésirables et les clients insatisfaits.

Plusieurs parties prenantes du projet sans objectifs unanimes

Cette cause de dérive de la portée se produit généralement lorsque le client a plusieurs personnes qui supervisent divers aspects d'un projet. Habituellement, chaque personne aura des idées ou des perspectives différentes sur la façon dont le projet devrait être réalisé.

Il s'agit d'un cas classique d'avoir «trop de cuisiniers dans la cuisine» s'il n'est pas géré correctement. Lorsqu'un client a plusieurs personnes ayant des pouvoirs de décision sur un projet, elles doivent avoir une vision uniforme pour éviter les problèmes de dérive de la portée.

En tant que chef de projet, vous devez être conscient de cette discorde et assurer la synergie entre les parties prenantes avant de vous lancer dans toute demande de changement de la part de l'une des parties prenantes.

Les autres causes comprennent :

  • Absence d'énoncé de projet
  • L'entretien avec le client est informel et vague
  • Budget et délais irréalistes
  • Changement de direction de la société cliente
  • Vision client vague ou ambigüe
  • Gestion de projet inefficace
  • Lacunes dans la communication avec le client

Exemples de glissement de portée

Bien que la dérive de la portée se présente généralement sous la forme de demandes de modification non approuvées, ce n'est pas toujours le cas. Les demandes autorisées peuvent également causer les mêmes problèmes si elles ne sont pas reconnues dès le début comme une dérive de la portée.
Vous trouverez ci-dessous trois exemples de glissement de portée pour vous aider à les identifier dans des scénarios pratiques.

Exemple 1 : contenu bloqué

Considérez qu'une entreprise de commerce électronique approche votre entreprise de développement de sites Web pour créer un site Web WordPress. Vous avez eu votre entretien avec le client et la portée du projet a été approuvée par les deux parties. Vous avez également fourni une procédure pour une demande de modification mineure, si nécessaire.

Cependant, dans les exigences du projet Web, le client a insisté pour fournir le contenu du site Web de commerce électronique et a refusé d'utiliser vos services supplémentaires de fourniture de contenu de site Web. Le site Web devrait être lancé dans deux mois. La livraison du contenu par le client est prévue 3 semaines avant le lancement.

Le client ne livre pas le contenu Web à la date prévue. Il n'y a eu aucune communication du client jusqu'à 5 jours avant le lancement prévu. Le client tend finalement la main et procède à une demande de développement et de révision de contenu Web, avec les implications financières prévues, mais sans prolongation de la date de lancement prévue.

Il s'agit d'une dérive de la portée et, si elle est approuvée, elle aura probablement les mêmes conséquences qu'une décision non approuvée. À moins qu'il n'y ait une considération importante dans la livraison du projet, cela mettrait à rude épreuve votre productivité, vos ressources humaines et un éventuel retard de lancement.

Exemple 2 : Aéroport international de Denver

Passons maintenant à un exemple concret de dérive de la portée : la saga de l'aéroport international de Denver (DIA). Il est assez célèbre car il montre à quel point le fluage de la portée peut être dangereux. Le projet d'aéroport visant à créer un système de traitement des bagages entièrement automatisé a nécessité plus de 2 000 modifications de conception. Le projet, tout en se terminant 16 mois plus tard que prévu et dépassant de 250% le budget, a finalement échoué.

La principale cause de dérive de la portée dans les étapes de conception était le résultat de la non-implication de toutes les parties prenantes concernées dans les étapes de planification, telles que les compagnies aériennes. Le système de traitement des bagages a également échoué en raison de l'ignorance des préoccupations essentielles du projet.

À partir de là, nous pouvons observer des manquements à la fois du client et de l'équipe de projet. Les chefs de projet doivent donner la priorité à la création d'une structure de répartition du travail (WBS) lors de la génération de la portée d'un projet. Il est impératif, comme on le voit dans cet exemple, que le client et toutes les parties prenantes soient sur la même longueur d'onde avant de poursuivre.

Exemple 3 : Révisions de conception

Considérez un client qui a besoin que son site Web soit conçu mais qui n'a aucune idée de ce à quoi devrait ressembler le produit final. Le client dit « quand je verrai ce que j'aime, je le saurai » tout en n'apportant rien de définitif au processus de planification.

Au stade de la conception, vous soumettez les conceptions actuelles au client, et il n'est pas satisfait car rien ne semble capturer ce qu'il aime. Le client continue de demander des révisions sur la conception, frustrant ainsi l'ensemble du projet. Quelques jours avant le lancement prévu, une conception est approuvée et vous devez toujours livrer le site Web à temps pour le lancement.

À partir de cet exemple, il est évident que les instructions vagues d'un client sont vouées à entraîner une dérive de la portée qui se présente sous la forme de révisions sans fin. Cela frustre votre productivité et vos ressources avec une possibilité de retard.

Comment éviter le fluage de la portée

La dérive de la portée est une cause majeure de dépassement de budget et de retard pour les projets ; en particulier, dans le monde des logiciels, de la conception de sites Web et du développement. En limitant au moins les modifications non autorisées, vos projets connaîtront une amélioration significative de la productivité, des marges bénéficiaires et de la gestion du temps. Cela vous laisse suffisamment de temps pour répondre aux demandes de changement essentielles des clients.

Voici les 5 meilleures façons d'empêcher la dérive de la portée de ruiner vos projets :

1. Tenir un registre des exigences du projet

Bien que cela semble intuitif, documenter les exigences du projet auprès des clients n'est pas toujours fait. Garder une trace des exigences de votre projet vous permet de définir clairement la portée de votre projet.

Commencez par une consultation client pour déterminer ce dont votre client a besoin. Une fois que vous avez documenté l'exigence du projet à partir de votre réunion avec le client, assurez-vous de la partager avec toutes les parties impliquées. Le document doit également contenir toutes les informations nécessaires pour suivre l'avancement du projet.

Notez que les exigences doivent être classées par ordre de priorité en fonction de leur importance, car toutes les exigences peuvent ne pas être possibles. Cela aide à garder votre équipe sous contrôle en l'empêchant de perdre du temps à se concentrer sur des tâches sans importance ou impossibles.

2. Configurer une procédure de demande de changement

Quelle que soit la qualité de la préparation de la portée de votre projet, il est seulement pratique de s'attendre à ce qu'il y ait des changements au fur et à mesure que le projet progresse. C'est pourquoi vous devez inclure des clauses prévoyant des procédures de demande de changement dans vos contrats avec les clients.

Cette procédure de demande de modification vous aidera à gérer la probabilité de glissements de portée inattendus. Mais pour que cela fonctionne, la procédure doit être strictement respectée. Sinon, ce processus devient inutile. En outre, incluez les implications appropriées en termes de coût et de temps pour les demandes de changement afin de décourager les demandes frivoles des clients et de maintenir les marges bénéficiaires.

La mise en place de cette procédure est très simple une fois la demande effectuée. Les étapes de base de la procédure sont l'examen , l'approbation ou le rejet et l'incorporation à suivre . N'ayez pas peur de dire non pour modifier les demandes lorsque la situation l'exige. Cependant, expliquez clairement les raisons pour lesquelles une certaine demande peut ne pas être acceptée et proposez des alternatives.

3. Impliquer les parties prenantes dans le processus de portée du projet

Une bonne communication avec toutes les parties prenantes est nécessaire lors de la création de la portée du projet. En tant que chef de projet, il est essentiel de confirmer que vous avez recueilli et compris toutes les exigences des parties prenantes. En partageant la documentation de vos exigences avec les parties prenantes, vous éliminez toute confusion possible par la suite. Prenez donc suffisamment de temps pour examiner autant que possible la portée du projet.

Assurez-vous également que les différentes parties prenantes comprennent les procédures et les implications d'une demande de modification de fonctionnalité après l'achèvement de la portée du projet. Ne pas impliquer les parties prenantes peut gâcher le projet, car les parties prenantes pourraient apporter des demandes importantes pendant le développement du projet. Et si les parties prenantes ne sont généralement pas disponibles pour contribuer de manière significative à la portée du projet, des rappels réguliers sont conseillés au fur et à mesure de l'avancement du projet.

4. Emmenez les membres de l'équipe de projet avec vous

Autant il est important de tenir les parties prenantes au courant, mais il est tout aussi important de s'assurer que les membres de votre équipe sont également tenus au courant. Les membres de l'équipe doivent être conscients de la procédure de demande de changement et de la manière dont elle les affectera.

Il y a une tendance à la dérive de la portée à venir des membres de votre équipe pour sur-livrer et impressionner les clients. En vous assurant que les membres de l'équipe connaissent la portée et l'énoncé du projet, vous pouvez les empêcher d'aller trop loin. De cette façon, vous ne vous écartez pas de l'énoncé de projet convenu par des modifications non autorisées de votre côté.

5. Soyez proactif

L'un des meilleurs moyens d'éviter la dérive de la portée consiste à anticiper les domaines où elle pourrait survenir dans un projet. Ensuite, mettez en place des méthodes pour freiner cette dérive. En étant proactif, vous gardez une longueur d'avance sur les changements possibles et ne vous faites pas prendre au dépourvu par les changements de dernière minute des clients.

Parfois, les demandes de changement sont raisonnables et prévisibles. En tant que chef de projet proactif, vous pouvez suggérer ces changements pour confirmation au client et aux parties prenantes dès le début. Plutôt que d'attendre que les clients demandent ces modifications beaucoup plus tard dans le projet, ce qui pourrait être très gênant.

Comme dans l'exemple 1, en tant que développeur Web où il est évident que le client tarderait à fournir le contenu du site Web, vous pouvez être proactif et faire rédiger le contenu et l'envoyer au client pour confirmation. Pour éviter les demandes de dernière minute qui rallongeraient le calendrier du projet ou vous coûteraient beaucoup plus cher par la suite.

Emballer

La dérive de la portée est l'une des principales raisons pour lesquelles la plupart des projets échouent ou connaissent des retards et une augmentation des coûts. En tant que chef de projet, il est important que vous compreniez non seulement l'impact de la dérive de la portée, mais que vous puissiez l'identifier et la prévenir avant qu'elle ne se produise. Les changements au cours d'un projet ne sont pas mauvais en soi ; cependant, ils doivent être examinés et gérés de manière à ne pas faire dérailler et retarder le projet de son objectif.

Gardez à l'esprit les causes et les exemples de dérive de la portée partagés dans cet article. Cela vous aidera à reconnaître les motifs chaque fois qu'ils apparaissent. Ensuite, vous pouvez appliquer l'une des 5 meilleures façons d'éviter la dérive de la portée dans votre prochain projet.

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